Kenapa Harus Adminsitrasi Bisnis
 |
Dalam karya besar
Henri Fayol yang berjudul ADMINISTRATION INDUSTRIELLE ET
GENERALE yang membawa pengaruh besar atas ide-ide manajeman
bisnis di Eropa dan terutama pada sejumlah Negara latin Amerika membagi fungsi
pokok “ADMINISTRATION” kedalam lima
aspek pokok, antaralain:
a) Merencanakan ( to plan)
b) Mengorganisasi (to organize)
c) Memimpin (to command)
d) Melaksanakan pengkoordinasian ( to coordinate)
e) Melaksanakan pengawasan (to control)
CIRI-CIRI
ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.
PERKANTORAN MODERN
Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan
modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak
sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara
berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah
berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai
ciri-ciri:
a. memiliki bangunan dan
tata ruang yang baik,
b.
menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
c. para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
d. memiliki sikap dan cara
berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
e. mendayagunakan biaya,
menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif,
berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern
Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama
dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama
sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi
di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung
menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama untuk
kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil
letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM
walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem
manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah
didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering
disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum
sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut
(Computer based system).
Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem
komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan
pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan
secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah
sebagai berikut:
a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah
satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan
mengganggu sistem secara keseluruhan.
b. Kesalahan dalam hal mengambil file
induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya
kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga
ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan
dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
c. Terinfeksinya file-file penting oleh
virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya
semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin
banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat
dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi
sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai
berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya
dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban virus yang
terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000
sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.
